<b>10 facteurs essentiels pour une mise en place d'une plateforme collaborative</b>

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1. S'assurer d'un soutien fort et exemplaire au plus haut niveau

  • Obtenir l'aval et l'engagement de la direction
  • Inscrire la démarche dans une stratégie globale
  • Faire participer les personnes les plus influentes / dirigeants
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1. S'assurer d'un soutien fort et exemplaire au plus haut niveau

2. Dédier une équipe interne au projet

  • Monter une équipe de pilotage de projet qui combine les expertises et les fonctions
  • Choisir les personnes en fonction de leur représentativité (connaissance du contexte), de leur motivation et de leur disponibilité
  • Officialiser leur rôle (responsabilité) et degré d'implication (temps) dans le projet
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2. Dédier une équipe interne au projet

3. Définir clairement les besoins et le périmètre du projet

  • Veiller à exprimer les besoins en termes opérationnels plutôt que fonctionnel
  • Différentier les besoins individuels et les besoins collectifs (au niveau de l'organisation)
  • Discerner ce que le projet/l'outil couvre et ne couvre pas
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3. Définir clairement les besoins et le périmètre du projet

4. S'inscrire au plus près du comportement et des habitudes des usagers

  • Identifier les différents scénarios d'usage de la plateforme collaborative
  • Au départ, ne pas changer tous les processus mais plutôt tenter de trouver une façon de répliquer des processus existants
  • En terme de taxonomie, ne pas vouloir créer un thésaurus officiel mais se rapprocher du vocabulaire et des termes utilisés sur le terrain
  • Faire la carte des pratiques collaboratives existantes (réseaux, communautés de pratique, pratiques de mentoring, etc.)
  • Evaluer le temps et méthodes consacrés à la gestion de l'information et des connaissances, l'outil vient en soutien de ces processus
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4. S'inscrire au plus près du comportement et des habitudes des usagers

5. Prendre en compte l'environnement technologique

  • Faire la carte des outils existants, de leur périmètre fonctionnel et du périmètre d'usage réel
  • Définir les besoins et manques actuels
  • Positionner clairement chaque outil
  • Créer un environnement aussi naturel et intégré que possible pour l'usager
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5. Prendre en compte l'environnement technologique

6. Dessiner une plate-forme intuitive

  • Définir une architecture claire, simple et qui répond aux besoins identifiés
  • Définir un modèle de droits/rôles simple et explicite
  • Définir une taxonomie claire et stratégie proche du vocabulaire de l'organisation
  • Appliquer une identité graphique proche de celle de l'organisation
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6. Dessiner une plate-forme intuitive

7. Développer un réseau d'animateurs actifs

  • Dédier un animateur (idéalement volontaire) à chaque espace
  • Supporter les animateurs dans leur mission (conseils, tutoriels, guides)
  • Suivre et accompagner les éventuels problèmes techniques (connexion, navigateurs, mots de passe, etc.)
  • Transformer les animateurs en réels ambassadeurs de la plateforme collaborative, pas seulement en ligne mais aussi hors ligne
  • Créer un sentiment de réseau entre les animateurs
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7. Développer un réseau d'animateurs actifs

8. Expérimenter vos scenarios sur un périmètre restreint

  • Tester les usages avec un groupe représentatif
  • Organiser des sessions de feedbacks
  • Ajuster vos scénarios d'usage, la stratégie de déploiement et l'architecture en fonction des retours et comportements observés
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8. Expérimenter vos scenarios sur un périmètre restreint

9. Conduire une campagne de communication ciblée et multi-canal

  • Communiquer, communiquer, communiquer
  • Communiquer avant, pendant et après le lancement de projet
  • Définir clairement le message en fonction des groupes cibles
  • Mettre en avant les usages clé et l'utilité clé (le manque que la plateforme collaborative comble, la valeur ajoutée réelle)
  • Varier les canaux (ne pas négliger le hors ligne) et support de diffusion du message
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9. Conduire une campagne de communication ciblée et multi-canal

10. Observer, évaluer, ajuster

  • Définir des indicateurs qualitatifs et quantitatifs qui permettent de mesurer le succès
  • Revenir sur des résultats de l'audit informationnel pour démontrer le succès de la plateforme collaborative
  • Etablir des mécanismes qui valorisent et récompensent tant la contribution que la "consommation"
  • Rester à l'écoute des utilisateurs et faire évoluer l'usage
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10. Observer, évaluer, ajuster