Digital Workplace 2019 : les enjeux de demain

April 19, 2019, Alexandre Caulier

Le Salon Digital Workplace, anciennement Salon Intranet, a changé de nom pour mieux répondre à l’évolution de nos environnements de travail.

Parce que la transformation digitale des entreprises requiert d’aller plus loin que la simple mise en place d’un Intranet, le concept de digital workplace englobe tout l’écosystème qui permet au collaborateur d’accéder facilement et efficacement à ses outils de travail et de communication. Il y a accès à l’information dont il a besoin, où qu’il se trouve et quel que soit le device qu’il utilise.

En d’autres termes, la digital workplace, c’est un ensemble d’outils technologiques qui facilitent le quotidien des collaborateurs. Elle englobe les applications de bureautique, les applications métiers et les données.

En tant qu’éditeur d’une solution leader de partage de connaissances, nous étions présents sur le salon et avons participé aux conférences et tables rondes sur les enjeux et innovations de cette digital workplace. Pour ceux qui n’ont pas pu venir, voici les enjeux qui ont retenu notre attention.

Les enjeux de la digital workplace

Le design thinking au service de l’expérience utilisateur

L’un des principaux enjeux des nouveaux environnements de travail est de repenser une expérience utilisateur dans une digital workplace unifiée et efficace. Le passage du monde physique au digital et la transition d’une application à l’autre doivent être transparents pour l’utilisateur.

Le design thinking est une méthode qui permet de faire émerger les besoins et les réponses adaptées pour chaque configuration d’entreprise, par les dirigeants et les collaborateurs de l’entreprise. Car si l’objectif demeure d’aider chacun à trouver la bonne information au bon moment sur la bonne plateforme, il faut d’abord pouvoir comprendre les processus de travail et les flux d’information.

La méthode se décompose en 6 étapes :

  • Détecter les irritants pour chaque type de métier
  • Diverger sur la construction d’une vision de l’entreprise idéale
  • Choisir l’axe à suivre et matérialiser les concepts clés
  • Vérifier la fiabilité de la solution
  • Intégrer la solution aux différents processus et flux
  • Déployer la solution à toute l’entreprise et accompagner les utilisateurs

Quelques pistes pour favoriser l’adoption

Une fois que le design de la solution a émergé grâce au design thinking, on a déjà fait un premier pas vers une adoption réussie, mais la route est longue. Nous avons recueilli quelques pistes évoquées pour favoriser cette adoption :

  • Créer un environnement familier : opter pour interface qui rappelle celles que tout le monde utilise au quotidien (par exemple, s’inspirer de facebook pour un RSE)
  • Répondre à des besoins basiques : avant de révolutionner tous les process, débuter par un besoin commun à tous les utilisateurs (par exemple la gestion des demandes de congés), cela permet de commencer à embarquer toute l’entreprise
  • Penser long terme : la transition digitale est un projet au long cours, il faut donc prévoir un accompagnement sur le long terme afin de ne laisser personne sur le bord du chemin et parce que les fonctionnalités et les besoins évoluent constamment
  • Jouer la proximité : afin d’encourager les échanges et l’engagement, les collaborateurs doivent se sentir en confiance et plus proches de leur hiérarchie et de leurs collègues, surtout dans des groupes internationaux (par exemple, certains patrons proposent des sessions de live chat une fois par mois).
  • Favoriser l’accès en mobilité : les nouveaux modes de travail sont résolument mobiles, il faut donc pouvoir offrir un accès en mobilité sur les principales plateformes (iOS et Android).

Elium et la digital workplace

Ces innovations sont intéressantes et ouvrent la voie à tous les possibles. Elles demeurent cependant des outils dont on doit faire bon usage et qui doivent s’inscrire dans une stratégie clairement définie. La mise en place d’une digital workplace est avant tout une vision et un projet d’entreprise.

Chez Elium, nous pensons que la mise en place d’un outil de partage de connaissances demande une réflexion en profondeur pour faire ressortir les différents flux d’information et distinguer la bonne information du bruit. Elle nécessite aussi un engagement pérenne de toutes les parties prenantes.

Nous sommes donc convaincus qu’en vous accompagnant dans la définition de vos besoins, l’adaptation de l’outil à votre façon de travailler et en vous conseillant sur un programme d’adoption, nous vous donnons toutes les chances de mettre en place une digital workplace qui fonctionne de manière pérenne. Et c’est ça qui fait notre différence.

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