Pour l’édition 2017 du Knowledge Tour, Elium a invité ses clients du marché francophone à participer à un concours sur leurs projets de collaboration d’entreprise. Idelux-Aive est le grand gagnant de cette édition.

Le Groupe IDELUX – AIVE cherche à assurer un plus grand bien-être des citoyens en réalisant des missions de gestion environnementale et de développement socio-économique au sein des 44 communes de la Province de Luxembourg. Twitter

Contexte

Les territoires d’action du Groupe IDELUX-AIVE concernent les domaines suivants: réaliser des projets publics pour le compte des communes, préserver l’eau, gérer les déchets, financer les entreprises, et soutenir le dynamisme économique du Luxembourg belge.

L’enjeu initial du projet de mise en place de la plateforme collaborative était de remplacer l’intranet vieillissant qui ne répondait plus aux besoins internes évolutifs. La volonté d’aller au delà d’un remplacement « sec » de l’intranet a permis de mettre en place une solution de collaboration moderne rendant possible l’évolution des usages des collaborateurs du Groupe, vers un réel partage d’idées et d’information.

Solutions

Les objectifs de la mise en place de la plateforme visent à:

  • le replacement des intranets par un outil plus ergonomique et interactif,
  • l’augmentation du partage de l’information et de la veille,
  • le décloisonnement de l’organisation,
  • la diminution du temps moyen d’accès à l’information,
  • la possibilité pour les employés d’échanger en temps réel.

Tous les collaborateurs du Groupe (environ 500 utilisateurs) ont accès à la plateforme, y compris les collègues techniciens n’ayant pas de compte email. Les administrateurs du Groupe utilisent également la plateforme pour organiser les échanges de documents des conseils d’administration.

Les contenus partagés concernent les informations institutionnelles et officielles, les nouvelles procédures internes, les articles de presse, des espaces thématiques (biodiversité, smart cities, innovation, etc.), les contenus de formations ainsi que des trucs et astuces, les événements et des albums photos pertinents pour la réalisation des métiers. Par ailleurs, l’organisation de la vie interne conviviale du Groupe comme le covoiturage, les petites annonces et le sport entre collègues passent aussi par la plateforme.

Lancement et bénéfices

Le choix de la plateforme a été réalisé à travers un appel d’offre public qui s’est concrétisé le premier juillet 2016. La première réunion a eu lieu en août et l’outil a été mis en production en novembre 2016 après 12 semaines d’effort intense.

Le travail de fond sur un plan de communication pour le lancement a porté ses fruits, notamment grâce la réalisation d’un film annonçant l’arrivée de la plateforme ainsi que l’offre de chocolats à tous les collaborateurs le jour du lancement, les encourageant à se connecter et découvrir le nouvel outil. Tous les utilisateurs clés, les animateurs, les sponsors ont été formés. Pour les utilisateurs finaux, un espace de formation en ligne a été créé sur l’outil.

L’esprit collaboratif de l’équipe de projet ainsi que son hétérogénéité (IT, Qualité, Comm, autres services opérationnels) a permis la réussite de la démarche. Les bénéfices pour l’organisation vont de l’interaction importante des employés sur la revue de presse et « flashs info » à la réponse à toute une série de demande des collaborateurs, auparavant non traitées; en passant par des photos de la biodiversité sur différents sites, permettant à des ouvriers de s’exprimer sur des problématiques proches du Groupe et qui leur tiennent à cœur.