10 facteurs essentiels

pour l’Onboarding – 6/10

Dessiner une plateforme intuitive

Le succès du déploiement d’une plateforme de partage de connaissances, à des fins multiples (réseau social, intranet collaboratif, veille 2.0, etc), repose en grande partie sur l’engagement des utilisateurs. En effet, ce sont eux qui vont produire et consommer l’information, qui vont réagir aux contenus partagés et réellement donner du corps à cet environnement de travail. Pour faciliter cet engagement, outre une campagne de communication bien construite ainsi qu’une équipe projet et un réseau d’animateurs actifs, il est important de construire une plateforme intuitive, qui reflètera au plus près les différents usages-clés qui porteront le succès.

Une architecture claire et simple

Inutile (et épuisant !) de vouloir tout faire et lancer des initiatives sans cadrer un minimum. Dans un premier temps, restreindre les usages va permettre de se centrer sur des initiatives à succès. Mieux vaut miser avant tout sur les besoins identifiés et construire une plateforme en conséquence, qui permette aux utilisateurs de facilement se situer et naviguer aisément, sans avoir à se questionner. En effet, plus les usages se diversifieront, plus les chefs de projet et administrateurs seront confrontés à des spécificités propres à ces usages. Ces dernières auront un impact évident sur la lecture de la plateforme, à tous les niveaux (libellés dans la navigation, taxonomie dans les filtres de recherche, etc). Restreindre les usages et challenger les initiatives, c’est garantir une cohérence et offrir à l’utilisateur une expérience positive.

Une taxonomie comprise de tous

Chaque organisation a son contexte, ses métiers, son environnement de marché. En parallèle à une navigation intuitive, il est important de refléter le contexte de l’entreprise dans la façon dont l’information sera organisée : départements, métiers, cibles, technologies, livrables, concurrence… Tous ces éléments, s’ils sont retranscrits dans la plateforme, permettront de mieux qualifier l’information en amont, et de l’identifier et la diffuser en aval. Il n’est pas nécessaire de créer un thésaurus complet et exact mais plutôt d’être au plus proche du vocabulaire des utilisateurs. Ce dictionnaire commun va souvent de soi et peut rapidement être construit (en se basant sur des taxonomies existantes si nécessaire). Une fois en place, il favorisera la mise en oeuvre et fournira une impression de familiarité aux utilisateurs.

Des droits explicites et cohérents

Producteurs d’information, lecteurs, animateurs, gestionnaires… Il n’est pas nécessaire que chaque collaborateur endosse l’ensemble de ces responsabilités, du moins lors d’usages où la publication se veut un minimum modérée, à défaut d’être réservée exclusivement à une équipe autorisée. Cependant, mieux vaut bien préparer l’utilisateur et s’assurer qu’il ait assimilé les actions qu’il peut entreprendre dans la plateforme. Tâchez le plus possible, au moyen des fonctionnalités à disposition, d’expliquer à l’utilisateur ce qu’il est attendu d’eux. Et ne fermez jamais la porte à toute démarche volontaire de contribuer de certains de ces utilisateurs. C’est sur ces personnes que vous devez vous appuyer pour engranger un succès dans la vie de votre plateforme.

Une identité graphique proche de celle de l’organisation

Enfin, pour favoriser le fait que les utilisateurs se reconnaissent dans la solution et la perçoivent comme un réel outil de travail, il est recommandé d’exploiter tout le potentiel offert par l’outil pour refléter le style graphique de l’organisation : nom de la plateforme, couleurs, logo, polices de caractères, formes et images, etc, tout en veillant à préserver une cohérence dans le style en fonction de l’architecture, et à communiquer les bonnes pratiques en la matière auprès des contributeurs, animateurs et gestionnaires de la plateforme.

Tous ces éléments propres à la configuration de la plateforme sont autant de stimuli pour l’utilisateur final qui s’identifiera plus facilement à cet environnement et dès lors sera plus enclin à côtoyer cette plateforme et contribuer à son tour à son enrichissement.

Publié le 1er octobre 2016

Auteur Thomas Moreau
Responsable Support pour Customer Success


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